1. Principes d'accès au registre des archives
L'Office Municipal des Sports du Neubourg place la probité et la transparence démocratique au sommet de ses exigences déontologiques. Tout citoyen résidant sur la commune, tout membre adhérent d'un club affilié et tout représentant des pouvoirs publics est habilité à consulter les documents constitutifs et les procès-verbaux de nos séances.
Les pièces originales sont conservées au siège associatif à la mairie du Neubourg, 2 Place Ferrand, sous la responsabilité du Secrétariat Général. Une copie numérique certifiée conforme est indexée sur notre registre pour faciliter les recherches documentaires des chercheurs, des dirigeants associatifs et des contribuables.
2. Répertoire des procès-verbaux d'Assemblées Générales
L'assemblée générale ordinaire se tient annuellement au mois de novembre. Elle donne lieu à l'examen détaillé des bilans d'activités et des comptes financiers, clôturés au 31 août de chaque saison sportive.
Saison 2024-2025 (Assemblée Générale du 14 novembre 2025)
Objet : Approbation du rapport moral de la Présidence, validation des comptes financiers certifiés par la commission de vérification, renouvellement partiel du conseil d'administration et adoption du programme pluriannuel « Sport-Santé Seniors 2026 ».
Synthèse des décisions : Les comptes ont fait ressortir un solde de gestion rigoureusement équilibré. L'intégralité de l'excédent de gestion constaté (3 420 €) a été affectée au fonds de renouvellement des trousses de premiers secours et à l'acquisition de modules en mousse pour la motricité des écoles maternelles. Décision adoptée à l'unanimité des 24 clubs représentés.
Saison 2023-2024 (Assemblée Générale du 17 novembre 2024)
Objet : Bilan des animations estivales gratuites, point sur l'utilisation de la nouvelle piste du complexe du Haut-Phare et vote de la charte municipale de sobriété énergétique des équipements sportifs.
Synthèse des décisions : Adoption à l'unanimité de la convention de gestion partagée des éclairages de terrain avec les services techniques municipaux, permettant une baisse de 18% des consommations électriques sans réduire le nombre de créneaux d'entraînement pour les jeunes.
Saison 2022-2023 (Assemblée Générale du 18 novembre 2023)
Objet : Structuration de la section passerelle sport adapté et convention tripartite avec le centre hospitalier d'Évreux et le CCAS du Neubourg.
Synthèse des décisions : Vote des crédits d'équipement pour la formation de quatre éducateurs bénévoles au brevet fédéral d'accompagnement handisport.
3. Conventions de mise à disposition et arrêtés municipaux
L'usage des équipements sportifs publics par les associations nécessite un cadre juridique clair et sécurisé :
- Convention-Cadre Municipale Ville du Neubourg / OMS (renouvelée pour la période 2023-2028) : Définit les conditions de mise à disposition des gymnases Marcel Guillot, du complexe du Haut-Phare, du dojo et des salles d'entraînement polyvalentes. Stipule l'exonération totale de redevance pour les sections d'éducation populaire et de jeunesse.
- Protocole de Sécurité & Plan d'Évacuation des Gymnases : Registre tenu à jour en lien avec le Service Départemental d'Incendie et de Secours (SDIS 27), détaillant la localisation des 6 défibrillateurs automatisés, l'emplacement des extincteurs et les consignes de sécurité en cas d'alerte météorologique.
- Règlement Intérieur de l'Office Municipal des Sports : Document fixant les règles de politesse, d'assiduité, de tri sélectif des déchets et de respect des vestiaires, signé chaque saison par l'ensemble des entraîneurs et dirigeants des clubs affiliés.
4. Modalités de consultation des archives au siège
Les personnes désireuses de consulter les registres complets, les factures acquittées ou les conventions d'assurance dans leur intégralité peuvent solliciter un rendez-vous auprès du Secrétariat Général :
- Lieu de consultation : Mairie, 2 Place Ferrand, 27110 Le Neubourg (Salle des Commissions Associatives).
- Jours de permanence : Chaque premier mardi du mois de 17h30 à 19h30, hors périodes de congés scolaires d'été.
- Modalités de demande préalable : Par écrit via notre formulaire de contact ou par courrier postal adressé au Président de l'Office. Les copies papier sont délivrées à prix coûtant de reproduction sur simple demande des adhérents à jour de cotisation.
